Бизнес-общение в мессенджерах: опыт управленцев

Автор: & Рубрика: .

Сегодня мессенджеры используются не только для сообщений личного характера: в них переписываются с заказчиками, партнерами, коллегами. Мы узнали, каких правил придерживаются предприниматели и топ-менеджеры, когда ведут бизнес-общение в WhatsApp или Telegram.


— В наше время скорость обмена информацией является важным фактором успеха, поэтому я всегда стараюсь оперативно реагировать на сообщения и не тормозить процесс. Также я не свожу все разговоры в один мессенджер — веду переписку там, где моим собеседникам удобно, лишь бы коммуникация была быстрой.

Бизнес-этикет, разумеется, важно соблюдать, но без фанатизма: главное — быть услышанным и правильно понятым. Если я задержал ответ — извинюсь, если начал беседу поздним вечером — тоже. Каждая ситуация индивидуальна, но общепринятые нормы вежливости действуют всегда и везде. Надо уважать собеседника и стремиться сохранять его расположение. Не случайно в переписке я стараюсь чаще упоминать имя адресата, ведь это самое приятное для любого человека слово.

— Топ-менеджеру приходится разбирать сотни писем и сообщений в день, и оптимальным вариантом для принятия молниеносных решений часто являются мессенджеры. Они давно стали альтернативой электронной почте — во многом из-за того, что позволяют легко дифференцировать переписку по важности. Синхронизацию процессов большой группой людей тоже удобнее всего проводить в мессенджерах. Например, со всеми заместителями у меня есть общий чат, где согласовываются самые срочные дела. Даже обсуждение масштабных проектов мы ведем через этот канал.

Написав кому-то в мессенджере, обычно ты ожидаешь получить ответ в ближайшее время. Плохо, если собеседник позволяет себе совсем не отреагировать на вопрос, особенно неотложный. Я предпочитаю откликаться быстро: промедление допустимо лишь в том случае, когда присланное сообщение не требует экстренного принятия мер.

Для деловых людей важна четкость в коммуникации, поэтому не надо рассчитывать на реакцию адресата, написав только «добрый день» и не изложив свою просьбу. Обозначайте ее в первом же предложении, не ожидая встречного ответа сразу, ведь получатель сообщения в данный момент может быть занят.

Через чаты можно пересылать достаточно длинные тексты, это не влияет на удобство их восприятия. Рабочую почту большинство людей тоже читают с телефона, и объемы писем никого не пугают. Я бы отметил другое ограничение для бизнес-общения в мессенджерах: в них не место для конфиденциальной информации.

Опасность этого канала коммуникации в том, что в силу его специфики в переписке могут стираться границы официально-делового стиля. Так что при обращении к собеседнику ни в коем случае не допускайте фамильярность.

Я считаю, что команда в компании должна быть пассионарной и болеющей за общее дело. Иногда возникает объективная необходимость связаться с кем-то из подчиненных в выходной день, в праздники, ночью. Это вполне нормально для нашей работы. Я и сам спокойно отношусь к тому, что в неурочное время меня могут побеспокоить в мессенджере руководитель или акционеры.

— Это канал связи идеален для коллективных переписок (а я состою в более чем 100 группах), потому что экономит время, позволяет оперативно донести информацию до всех участников и принять коллегиальное решение. Например, окончательное соглашение об инвестировании в проект у нас с партнерами часто достигается именно в мессенджере. А еще это незаменимый инструмент, когда срочно требуется информация, но нет возможности найти ее самому, в том числе на переговорах.

Мессенджеры соцсетей я использую для общения с менее знакомыми людьми, поэтому приоритет оперативности ответов там ниже. Но выходить на связь тем не менее стараюсь всегда. Считаю нормой обращение к незнакомым людям без представления кем-либо, для этого и создавались социальные сети. Сам не раз знакомился таким образом, в том числе с первыми лицами глобальных корпораций.

— По важным вопросам я предпочитаю общаться по электронной почте и в профессиональных мессенджерах, например в Bloomberg. WhatsApp использую исключительно для переписки с друзьями или близкими клиентами. Обычно сам отвечаю на сообщения незамедлительно, как только появляется возможность. Считаю нарушением бизнес-этикета задержку с обратной связью, превышающую сутки.

Я неукоснительно придерживаюсь правила: общаться нужно одинаково уважительно со всеми, начиная от самого крупного клиента и заканчивая водителем. Верю в то, что каждый человек заслуживает почтения, пока не проявит себя недостойным образом.

Для принятия серьезных решений, на мой взгляд, мессенджеры не предназначены. Для этих целей существуют личные встречи, переговоры или звонки по Skype.

— Не на каждый запрос следует реагировать сразу же, все зависит от текущей интенсивности взаимодействия. Я могу быть с человеком в фазе предварительного обсуждения проекта или на этапе активного сотрудничества. Например, при отправке коммерческого предложения странно было бы напрягаться в случае отсутствия быстрого ответа. А если я поставил задачу своему подрядчику или сотруднику и не получил оперативный отклик — можно вежливо, но смело это порицать.

Рабочими эскизами, краткими техническими заданиями и замечаниями к ним можно обмениваться в мессенджерах. Но стоит отметить, что иногда клиенты злоупотребляют этим — присылают 100 правок в 150 разных сообщениях в течение двух дней, причем с перерывами на обсуждение других вопросов. В таких условиях крайне сложно учесть все пожелания, поэтому приходится требовать собрать информацию в один файл. Еще мы постоянно пользуемся удобной функцией облачного хранения. Если мне нужно показать клиенту какое-то изображение в высоком разрешении, то я присылаю ссылку на файл, а не кидаю его напрямую в чат.

В мессенджере можно согласовывать условия заключения или расторжения контракта, сообщать потенциальному клиенту об отказе с ним работать по той или иной причине. Однако когда в ходе переписки наблюдается рост недопонимания, грозящий перерасти в конфликт, лучше позвонить и организовать встречу. Как правило, обмен сообщениями не вредит эффективности переговоров. Но был один случай, когда клиент старательно избегал цельного оформления своих мыслей и правок к проекту, отправляя вместо этого сотни коротких пожеланий, из которых 80% были выражением его эмоций, а не конкретными корректировками.

Что я точно игнорирую в мессенджерах, так это обезличенные рассылки и аудиопослания. Вообще считаю голосовые сообщения попыткой сэкономить время за счет собеседника. И я без особой симпатии отношусь к бизнесменам, уверенным, что все должны находиться с ними на связи круглосуточно. Скорее всего, эти люди плохо умеют организовывать свое рабочее время.

Источник: finparty.ru

Моторное масло petro canada supreme

моторное масло petro canada supreme

hill-oil.ru

Автономное газоснабжение дома двухэтажного

Автономная газификация загородного дома. Монтаж, заправка, обслуживание

av-gaz.ru

Вы должны войти, чтобы оставлять комментарии.